Privacy Policy - ProcEvo

# POLITYKA PRYWATNOŚCI – PROCEVO.PL

**Obowiązuje od:** 19 października 2025 r.

—

## 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników strony internetowej **procevo.pl** oraz klientów korzystających z usług **Procevo**.

**Administrator Danych Osobowych:**

– Imię i nazwisko: Borys Loch

– Adres: Żeromskiego 91, Tarnowskie Góry

– E-mail: lochborys@gmail.com

– Telefon: 604-605-267

– Strona internetowa: https://procevo.pl

**Działalność:** Działalność nierejestrowana (art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców)

Administrator dba o prywatność użytkowników i zobowiązuje się do ochrony ich danych osobowych zgodnie z przepisami **Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.** (dalej: **RODO**).

—

## 2. JAKIE DANE ZBIERAMY I W JAKIM CELU?

### 2.1. DANE Z FORMULARZA UMAWIANIA WIZYT (CAL.COM)

**Co zbieramy:**

Gdy klikasz przycisk **”Umów bezpłatną wizytę”** na naszej stronie, zostaniesz przekierowany do platformy **Cal.com**, gdzie możesz umówić spotkanie. W ramach tego procesu zbierane są:

– Imię i nazwisko

– Adres e-mail

– Dodatkowe uwagi (jeśli je podasz)

**Cel przetwarzania:**

– Umówienie i przeprowadzenie spotkania konsultacyjnego

– Kontakt w sprawie oferty i usług Procevo

**Podstawa prawna:**

Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w kontakcie handlowym)

**Okres przechowywania:**

Do czasu zakończenia procesu rekrutacji klienta lub przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń (do 6 lat).

**Podmiot przetwarzający:**

**Cal.com, Inc.** – platforma do umawiania spotkań. Cal.com przetwarza dane zgodnie z własną [polityką prywatności](https://cal.com/privacy)[78] i wymogami RODO.

—

### 2.2. DANE Z DEMO AI RECEPCJONISTKI (VAPI)

**Co zbieramy:**

Gdy klikasz przycisk **”Przetestuj za darmo”** i dzwonisz do naszej AI Recepcjonistki, system zbiera następujące dane:

– Numer telefonu (z którego dzwonisz)

– Imię i nazwisko (jeśli je podasz podczas rozmowy)

– Adres e-mail (jeśli chcesz umówić wizytę podczas demo)

– Powód wizyty / zapytanie (treść rozmowy)

– Nagranie głosowe rozmowy oraz transkrypcję

**Cel przetwarzania:**

– Umożliwienie testowania funkcji AI Recepcjonistki

– Umówienie wizyty (jeśli tego życzysz)

– Analiza jakości działania systemu i jego doskonalenie

– Kontakt zwrotny w sprawie oferty

**Podstawa prawna:**

Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda – korzystając z demo wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w demonstracji usługi i kontakcie handlowym)[21][69]

**Okres przechowywania:**

– Nagrania rozmów: do **30 dni** od daty rozmowy

– Dane kontaktowe (jeśli wyrazisz zainteresowanie usługą): do czasu zakończenia procesu sprzedaży lub przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń

**Podmiot przetwarzający:**

**VAPI (Vapi Labs, Inc.)** – platforma AI do obsługi połączeń głosowych. VAPI przetwarza dane zgodnie z własną [polityką prywatności](https://vapi.ai/privacy)[77][83] i standardami GDPR/RODO.

**Lokalizacja serwerów:**

VAPI może przetwarzać dane na serwerach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w tym w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską[83].

—

### 2.3. DANE KLIENTÓW BIZNESOWYCH (KLINIKI, FIRMY)

**Co zbieramy:**

W ramach współpracy biznesowej z klientami korzystającymi z usługi AI Recepcjonistki przetwarzamy:

– Dane kontaktowe: imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu

– Dane firmowe: nazwa firmy, adres siedziby, NIP, REGON

– Dane techniczne: informacje o systemach, kalendarzach, integracji z naszą usługą

– Korespondencja e-mailowa i historia współpracy

**Cel przetwarzania:**

– Realizacja umowy o świadczenie usług

– Obsługa klienta i wsparcie techniczne

– Rozliczenia finansowe (rachunki/faktury)

– Komunikacja handlowa

**Podstawa prawna:**

Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny – przechowywanie dokumentacji księgowej)

**Okres przechowywania:**

Przez czas trwania umowy + 6 lat (zgodnie z przepisami podatkowymi)

—

### 2.4. DANE PACJENTÓW KLINIK (W RAMACH USŁUGI AI RECEPCJONISTKI)

**WAŻNE:** Procevo **nie jest administratorem danych osobowych** pacjentów klinik korzystających z AI Recepcjonistki.

**Administratorem jest klinika** (nasz Klient), a Procevo działa jako **podmiot przetwarzający** w rozumieniu art. 28 RODO[25][31].

Przetwarza dane pacjentów wyłącznie na polecenie kliniki w zakresie:

– Imię i nazwisko pacjenta

– Numer telefonu

– Data i godzina wizyty

– Treść rozmowy telefonicznej (nagrania głosowe, transkrypcje)

– Inne dane przekazane podczas rozmowy

**Jeśli jesteś pacjentem kliniki** korzystającej z naszej AI Recepcjonistki, wszelkie żądania dotyczące Twoich danych (dostęp, sprostowanie, usunięcie) należy kierować **bezpośrednio do kliniki**, która jest administratorem Twoich danych.

—

## 3. DANE TECHNICZNE I ANALITYCZNE (GOOGLE ANALYTICS)

### 3.1. GOOGLE ANALYTICS 4

Nasza strona internetowa korzysta z **Google Analytics 4** – narzędzia firmy Google LLC służącego do analizy ruchu na stronie[68][71][74].

**Co zbieramy:**

– Adres IP (zanonimizowany)

– Typ przeglądarki i urządzenia

– System operacyjny

– Rozdzielczość ekranu

– Lokalizacja geograficzna (kraj, miasto)

– Źródło ruchu (skąd przyszedłeś na stronę)

– Odwiedzane podstrony

– Czas spędzony na stronie

– Interakcje z elementami strony (kliknięcia w przyciski)

**Cel przetwarzania:**

– Analiza sposobu korzystania ze strony przez użytkowników

– Optymalizacja treści i funkcjonalności strony

– Statystyki i raporty o ruchu

**Podstawa prawna:**

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w analizie skuteczności strony internetowej)[68][74]

**Okres przechowywania:**

Google Analytics przechowuje dane przez **26 miesięcy** (domyślne ustawienie)[76]

**Przekazanie danych poza EOG:**

Google Analytics może przekazywać dane na serwery Google w Stanach Zjednoczonych. Transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską[74].

**Więcej informacji:**

Polityka prywatności Google: https://policies.google.com/privacy

—

## 4. PLIKI COOKIES (CIASTECZKA)

### 4.1. CZYM SĄ COOKIES?

Pliki cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu (komputer, smartfon, tablet) podczas przeglądania strony internetowej. Umożliwiają one zapamiętywanie informacji o Twojej wizycie.

### 4.2. JAKIE COOKIES UŻYWAMY?

|————–|—–|—–|———————|—————–|

**Uwaga:** Nasza strona **nie używa** cookies marketingowych ani śledzących (third-party cookies)[76].

### 4.3. JAK ZARZĄDZAĆ COOKIES?

Możesz w dowolnym momencie **zmienić ustawienia cookies** w swojej przeglądarce lub całkowicie je zablokować:

– **Google Chrome:** Ustawienia → Prywatność i bezpieczeństwo → Pliki cookie i inne dane witryn

– **Mozilla Firefox:** Opcje → Prywatność i bezpieczeństwo → Pliki cookie i dane stron

– **Safari:** Preferencje → Prywatność → Zarządzanie danymi witryn

– **Microsoft Edge:** Ustawienia → Prywatność, wyszukiwanie i usługi → Pliki cookie

**Ważne:** Wyłączenie cookies może wpłynąć na prawidłowe działanie niektórych funkcji strony.

### 4.4. CZY POTRZEBUJĘ ZGODY NA COOKIES?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (Prawo telekomunikacyjne, RODO) **cookies analityczne** (takie jak Google Analytics) mogą być wykorzystywane na podstawie **prawnie uzasadnionego interesu** Administratora, co oznacza, że **nie wymagają wcześniejszej zgody użytkownika**[68][71][74].

Niemniej jednak, szanujemy Twoją prywatność i informujemy Cię o wykorzystywaniu cookies w niniejszej Polityce Prywatności.

—

## 5. LINKI DO MEDIÓW SPOŁECZNOŚCIOWYCH

Nasza strona zawiera linki do naszych profili w mediach społecznościowych:

– **Facebook:** https://www.facebook.com/profile.php?id=61550025222509

– **Instagram:** https://www.instagram.com/procevo.ai

– **LinkedIn:** https://www.linkedin.com/in/borys-loch-6196b1345

Kliknięcie w te linki powoduje **przekierowanie do zewnętrznych serwisów społecznościowych**. Nie zbieramy żadnych danych podczas kliknięcia w te linki.

**Uwaga:** Po przejściu na stronę serwisu społecznościowego, Twoje dane będą przetwarzane zgodnie z polityką prywatności danego serwisu (Facebook, Instagram, LinkedIn). Nie mamy kontroli nad tym, jak te serwisy przetwarzają Twoje dane.

**Nie używamy:** Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag ani innych pixeli śledzących na naszej stronie.

—

## 6. HOSTING STRONY INTERNETOWEJ

Nasza strona internetowa jest hostowana przez **Hostinger International Ltd.** na platformie **WordPress**.

**Co to oznacza?**

Hostinger przetwarza dane techniczne związane z funkcjonowaniem strony (np. logi serwera, adresy IP, czas dostępu) w celu zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności usługi.

**Podstawa prawna:**

Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w zapewnieniu działania strony)

**Więcej informacji:**

Polityka prywatności Hostinger: https://www.hostinger.com/privacy-policy

—

## 7. KOMU UDOSTĘPNIAMY DANE?

Twoje dane osobowe mogą być udostępniane następującym kategoriom odbiorców:

### 7.1. PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE (DOSTAWCY USŁUG)

– **Cal.com, Inc.** – platforma do umawiania spotkań[78]

– **VAPI (Vapi Labs, Inc.)** – platforma AI do obsługi połączeń głosowych[77][83]

– **Google LLC** – Google Analytics (analiza ruchu)[74]

– **Hostinger International Ltd.** – hosting strony internetowej

– **Twilio Inc.** – telefonia (obsługa połączeń w ramach usługi AI Recepcjonistki dla klientów)

Wszyscy powyżsi dostawcy działają jako **podmioty przetwarzające** i są zobowiązani do ochrony danych zgodnie z RODO[25][28].

### 7.2. PODMIOTY UPRAWNIONE Z MOCY PRAWA

– Organy skarbowe (w zakresie rozliczeń podatkowych)

– Organy ścigania (na żądanie w przypadkach przewidzianych prawem)

**Nie sprzedajemy i nie udostępniamy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim w celach marketingowych.**

—

## 8. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EUROPEJSKI OBSZAR GOSPODARCZY (EOG)

Niektóre podmioty przetwarzające (np. Google, VAPI, Twilio) mogą przetwarzać dane na serwerach znajdujących się **poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG)**, w tym w **Stanach Zjednoczonych**[74][77][83].

Przekazanie danych odbywa się na podstawie:

– **Standardowych klauzul umownych** zatwierdzonych przez Komisję Europejską

– **Odpowiednich zabezpieczeń** stosowanych przez dostawców (zgodnie z art. 46 RODO)

—

## 9. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

| Kategoria danych | Okres przechowywania |

|——————|———————|

| Dane z formularza Cal.com (umówienie spotkania) | Do zakończenia procesu sprzedaży lub 6 lat (dochodzenie roszczeń) |

| Dane z demo AI Recepcjonistki (VAPI) – nagrania | **30 dni** od daty rozmowy |

| Dane z demo AI Recepcjonistki (VAPI) – dane kontaktowe | Do zakończenia procesu sprzedaży lub cofnięcia zgody |

| Dane klientów biznesowych (umowy, faktury) | Czas trwania umowy + **6 lat** (wymóg podatkowy) |

| Dane z Google Analytics | **26 miesięcy**[76] |

| Cookies analityczne | **2 lata** (_ga), **24 godziny** (_gid) |

Po upływie okresu przechowywania dane są **trwale usuwane**.

—

## 10. TWOJE PRAWA (PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ)

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

### 10.1. PRAWO DOSTĘPU DO DANYCH (art. 15 RODO)

Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, oraz uzyskać do nich dostęp i informacje o sposobie ich przetwarzania.

### 10.2. PRAWO DO SPROSTOWANIA DANYCH (art. 16 RODO)

Masz prawo żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.

### 10.3. PRAWO DO USUNIĘCIA DANYCH – „PRAWO DO BYCIA ZAPOMNIANYM” (art. 17 RODO)

Masz prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych, jeśli:

– Dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane

– Cofnąłeś zgodę na przetwarzanie

– Dane są przetwarzane niezgodnie z prawem

### 10.4. PRAWO DO OGRANICZENIA PRZETWARZANIA (art. 18 RODO)

Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych w określonych przypadkach (np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych).

### 10.5. PRAWO DO PRZENOSZENIA DANYCH (art. 20 RODO)

Masz prawo otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przesłać je innemu administratorowi.

### 10.6. PRAWO SPRZECIWU WOBEC PRZETWARZANIA (art. 21 RODO)

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.

### 10.7. PRAWO DO COFNIĘCIA ZGODY

Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (np. demo AI Recepcjonistki), masz prawo w dowolnym momencie **cofnąć zgodę**. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

—

## 11. JAK SKORZYSTAĆ Z SWOICH PRAW?

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami:

📧 **E-mail:** lochborys@gmail.com

📞 **Telefon:** 604-605-267

✉️ **Adres korespondencyjny:** Żeromskiego 91

Odpowiemy na Twoje żądanie **w ciągu 30 dni** od jego otrzymania (zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO).

—

## 12. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed:

– Nieuprawnionym dostępem

– Utratą

– Zniszczeniem

– Modyfikacją

– Nieuprawnionym ujawnieniem

Środki bezpieczeństwa obejmują:

– **Szyfrowanie połączeń** (certyfikat SSL/TLS dla strony procevo.pl)

– **Bezpieczne przechowywanie danych** na serwerach dostawców spełniających standardy bezpieczeństwa

– **Ograniczenie dostępu** do danych wyłącznie dla osób upoważnionych

– **Regularne aktualizacje** systemów i oprogramowania

– **Kopie zapasowe** (backup) danych

– **Umowy powierzenia przetwarzania** z wszystkimi podmiotami przetwarzającymi[25]

—

## 13. NARUSZENIE OCHRONY DANYCH (DATA BREACH)

W przypadku **naruszenia ochrony danych osobowych**, które może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw i wolności, Administrator niezwłocznie (w ciągu **72 godzin**) poinformuje:

– **Urząd Ochrony Danych Osobowych** (UODO)

– **Osoby, których dane dotyczą** (Ciebie)

o charakterze naruszenia i podjętych środkach naprawczych.

—

## 14. PRAWO DO SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo **wnieść skargę** do organu nadzorczego:

**Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO)**

ul. Stawki 2

00-193 Warszawa

📞 Telefon: +48 22 531 03 00

📧 E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl

🌐 Strona: https://uodo.gov.pl

—

## 15. ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności.

Wszelkie zmiany będą:

– Publikowane na stronie https://procevo.pl/polityka-prywatnosci

– Komunikowane użytkownikom (w przypadku istotnych zmian)

**Aktualna wersja Polityki Prywatności** obowiązuje od daty wskazanej na początku dokumentu.

Zalecamy regularne sprawdzanie treści Polityki Prywatności, aby być na bieżąco z informacjami o tym, jak chronimy Twoje dane.

—

## 16. KONTAKT W SPRAWACH OCHRONY DANYCH

W razie pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub realizacji swoich praw, skontaktuj się z nami:

**Administrator Danych:**

Borys Loch

📧 E-mail: lochborys@gmail.com

📞 Telefon: 604-605-267

✉️ Adres: Żeromskiego 91, Tarnowskie Góry

🌐 Strona: https://procevo.pl

—

## 17. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia **19 października 2025 r.**

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką Prywatności zastosowanie mają przepisy:

– Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)

– Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych

– Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną

– Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne

3. Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić najwyższy poziom ochrony Twoich danych osobowych i poszanowania Twojej prywatności.

—

**Ostatnia aktualizacja:** 19 października 2025 r.

**Sporządził:**

Borys Loch

Procevo

https://procevo.pl